企业OA办公系统开发

2020-10-26 11:44:55



搭建平台目的及构架

通过实现信息高效传递、无纸化协同办公、远程移动办公、科学规范管理等手段,使工作效率明显提高,使员工工作更加简化,使信息获取更加容易,使决策制定更加准确;使管理变得更加灵活、更加科学,抗风险能力、创新能力、应变能力迅速加强,历史数据长久保存,从而最终提高公司的综合竞争力。

2.1从宏观的全局角度

搭建信息化平台是建立以目标为核心的工作执行体系,用来提升员工的执行力和工作效率、保障管理制度有效执行、打通部门间的高效沟通通道、沉淀企业文化和知识储备都等。
平台应由网页终端、移动终端、后台引擎组成力求在满足高效自主服务的前提下,让办公系统更加适应工作环境的变化,实现快速部署移动办公室,从而达到节省成本的目的。

从应用场景的角度分析


组织运营类应用场景参考

财务管理 报销管理 (1)基于多维度、多关联、多角度、多层级、多方案差旅报销实现。
(2)根据费用承担单位,承担人,发生日期自动带出预算信息
报销单中关联借款明细,方便对借款单的冲销。
(3)项目费用报销选择具体项目,按项目进行费用的归集。
预算管理 (1)多样化、规范化、流程化预算编制实现。
(2)建立以费用成本中心为责任主体的预算责任主体。
(3)基于规范流程、历史数据、版本、滚动预测的精准弹性预算变更体系。
(4)构建科目、期间、强度、组织、流程节点等多方案执行管控体系。
(5)构建编制、执行、监控、提醒全方位预算预警体系。
资金管理 (1)便捷、规范、高效的资金结算、支付、借支与流程审批管理
(2)做好资金计划,确保资金支出分配的合理有效,提高资金周转速度和使用效率
行政管理 车辆管理 (1)企业车辆的信息、申请、维护进行统一管理
(2)通过流程对车辆使用进行申请
(3)通过日视图、周视图和月视图,查看车辆使用情况
资产管理 (1)建立统一的资产卡片,记录资产的基本信息
(2)从采购、入库、领用,到调拨、维修、报废,全面跟踪资产的状况
(3)预算、预测和监控,减少开销、提高现有资产的可使用率
办公用品管理 (1)建立统一的办公用品库,记录办公用品的基本信息
(2)从出库、入库、领用、归还跟踪办公用品的使用状况
(3)办公用品管理制度的流程落地
会议室管理 (1)结合资产管理对会议室进行合理的分配,有效安排各种会议资源
(2)通过不同的时间维护查看会议室的预订情况
证照管理 (1)证照信息的统一登记管理
(2)从借阅、续借到归还跟踪证照使用情况
(3)证照到期提醒
合同管理 合同管理 (1)在合同审批流程中,提供格式合同
(2)在合同审批流程中展现合同关键信息
(3)合同原始文档作为流程附件
应收管理 (1)建立信用评价制度,从而保证应收账款的安全性,最大限度地降低应收账款的风险
(2)建立催收账款机制,加速资金周转,避免坏账造成损失
应付管理 (1)按照合同付款比例中的付款日期和付款金额执行
(2)提供对应的历史付款记录,记录已付金额,剩余未付金额等
(3)合同付款到期提醒,根据付款日期提前进行短信或流程提醒
合同台账 (1)建立统一的合同台账,方便查询和修改
(2)与合同审批流程管理,审批后合同台账才生效
人事管理 请假管理 (1)根据不同的请假类型显示当前可用年假数量
(2)显示详细的历史请假记录
(3)流程结束后系统会自动把这次请假天数从剩余天数中减除掉
  考勤管理 (1)通过PC和移动端进行系统签到,支持GPS定位功能,并记录IP地址
(2)外出流程满足了外勤人员的无法签到的需求
(3)人事考勤报表详细的记录了迟到、缺勤、旷工等信息
  招聘管理 (1)根据所缺职位发布用工需求,录用后的内部奖励机制
(2)面试的流程化管理,详细记录面试过程
(3)人才库的统一管理,为企业储备人才
  新员工入职 (1)根据岗位知识地图的引导,自助获取相关资料
(2)提供7×24小时在线培训中心,可建立培训计划
(3)考核结果自助查询
  转正管理 (1)记录新员工培训时的成长过程
(2)转正审批的时候上级可以知道该员工转正期间相关表现
(3)转正后系统将自动将新员工的试用状态改为正式状态
  离职管理 (1)离职人员的借款待办资产任务知识一目了然
(2)离职以后该人员在相关流程的设置能够自动提醒
(3)离职人员的数据可以进行转移
公文管理 收文管理 (1)收文支持自由进行传阅
(2)支持接收来自外部的发文
发文管理 (1)支持多人多部门的会签
(2)根据正文内容自动进行套红处理
(3)支持电子签章
(4)可随时进行督查督办
请示报告 (1)消息催办满足了请示报告处理时间紧迫的特点
(2)实现了主送和抄送的单位控制
会议管理 周期性会议管理 (1)周期性会议实现定期消息提醒,会议室自动预订,满足企业周例会、月度例会的需求
(2)统一的会议模板管理,避免周期性重复创建会议的工作
专项会议管理 (1)满足企业各种专题性的会议,如产品培训会议、项目总结会议等,可以实现此类会议决议的督办
(2)会议纪要便于领导对会议决议做全面的了解
年度会议管理 (1)满足企业各种年度会议,如年中总结会议、年终总结大会等,妥善安排好相关会务工作
(2)会前相关设备使用确认,确保会议顺利召开
临时会议管 (1)满足企业临时的会议要求,随时查看当前会议室占用情况
(2)当应参会人员时间的冲突时自动显示
外部资源库 专家管理 (1)根据每个员工的知识贡献度,按不同领域进行划分,分享其观点文章,专家源于组织,服务于组织
(2)可直接与专家联系,建立快速通道,及时处理相关问题
  合作伙伴管理 (1)建立统一的可共享的外部客户资源库
(2)通过客户门户外部客户融入到企业的虚拟无边界组织
(3)及时共享销售过程推进销售隐性知识的转化
法务审计 法务门户 (1)推送相关法律法规、地方政策、内部合规管理制度
(2)相关法务合同报表分析
  合同风险控制 (1)建立完善的合规性评估,定义不同的风险级别,避免法务风险
(2)建立风险预警机制,对合同的合规性进行实时监控
  流程关键节点控制 (1)对各种流程的关键节点加以控制,让事情在法规规定的条件下运行,如:预算内、预算外的资金管理和使用情况进行审计
(2)对于风险事宜进行风险管控
绩效管理 工作报告管理 (1)根据不同岗位制定个性化工作报告模板
(2)员工可在设定的时间范围内,提交对应的周期性计划报告
(3)计划执行过程中可对计划的执行情况进行反馈和实时督导
  绩效评分管理 (1)统一管理员工的考核方案,设定KPI指标及考核流程
(2)系统获取业务数据,通过计算公式自动进行定量考核
(3)通过组织维度、时间周期对公司绩效考核结果进行多维度的对比分析
  绩效数据查询 (1)绩效数据和绩效考核成绩按时间维度自助查询
(2)支持将考核数据导出作为工资核算依据
通知公告 公司新闻 (1)主动推送公司人事新闻、合作新闻等,可以方便知道相关阅览情况
(2)根据个性化模板样式显示新闻
  公司通知 (1)主动推送公司通知公告、部门通知、公文发布通知等,可以知道哪些人还没有阅览,同时起到督促阅览的作用
(2)推送公司通知公告、部门通知、公文发布通知到门户中
制度管理 制度发布 (1)文档中发布推送到相关门户元素中
(2)建立制度知识地图
(3)将制度推送到相关流程的协同区
  制度更新 (1)提供制度文档的版本管理,便于查看历史版本进行追溯管理
(2)支持制度文档审批流程,确保公司制度发布的有效性
(3)制度一旦发布和更新就提醒相关人员查阅,使公司员工及时了解相关制度调整
  制度查询 (1)根据不同制度分类在知识库中查询
(2)可在微搜中根据关键字进行搜索

2.2.2个人办公类应用场景

协助沟通 企业微信/钉钉 (1)企业微信/钉钉与系统对接,自动推送新闻、流程、日程、会议等消息,并支持直接处理
(2)在企业微信/钉钉中可与企业通讯录中的任意人员发送消息
(3)支持移动端签到、名片扫描等个性化企业级应用
即时通讯 (1)即时聊天功能,支持单聊与群聊,与系统的组织架构同步
(2)所有发送的附件都能在知识库中搜索到,加强了知识的利用
内部邮件 (1)支持与系统内的用户进行邮件交流
(2)可依托于互联网的邮件供应商或者企业自己的邮件服务器,与外部用户进行首收发邮件的操作
(3)提倡以邮件为载体的书面表达,提高表述的精确程度并降低产生纠纷的风险
事项协助 (1)支持企业多事项跨部门的动态团队来协助事项
(2)可对事项进行实时互动交流,帮助沉淀协作中的信息交流知识
工作日志 (1)记录每天的工作内容,工作心得,以日志的方式分享给你的上级和周围的同事
(2)可以通过关注了解其他同事的工作情况,打破了只有上下级的汇报关系,让工作更加透明
(3)可以在日志中随时进行反馈和工作交流
计划任务 任务管理 (1)随时记录个人工作想法
(2)分解任务为具体事项
(3)定期整理任务形成任务日志
(4)对任务进行实时反馈
(5)透视下属任务执行情况
(6)对任务进行分解层级查看
(7)按时间分类,把握时间节点
(8)对任务进行多维对比分析
计划管理 (1)周期性的进行计划和总结
(2)设定个性化的计划报告模板
(3)计划报告模板中设定审批人员
(4)对已提交的计划报告进行查阅
(5)可对计划的执行情况进行反馈
(6)对下属工作汇报进行督导与互动
(7)计划报告支持多维度统计分析
(8)可与绩效考核、任务管理协同关联
通讯录管理 统一通讯 (1)快速建立单聊和群聊的沟通渠道
(2)快速建立任务协作
(3)快速通过短信进行联系
(4)快速通过邮件进行联系
通讯录管理 (1)通过PC端查看通讯录
(2)通过手机客户端查看通讯录
(3)通过微信/钉钉查看通讯录
员工自助服务 假期查询 (1)请假申请时可以查看年假的剩余天数,以及请假的历史记录
(2)在人事模块中可查询到年假剩余天数,以及请假历史记录
报销自助 (1)选择项目自动关联费用承担人
(2)选择费用报销科目自动带出相关预算
(3)填写金额后自动进行计算和大小写转换
(4)报销审批后自动生成财务凭证
查询工资 根据自己的工资账号,可在系统中查看工资的详情及历史工资单
业绩查询 (1)在销售人员岗位门户中通过不同维度进行业绩查询
(2)在销售人员在报表门户查询业绩报表
办公用品领用 (1)选择办公用品自动显示当前库存数量
(2)领用后自动记录人力资源卡片中的资产信息
岗位知识自助 (1)根据岗位知识地图的引导,可自行获取与岗位相关的资料
(2)根据不同岗位分类在知识库中查询
事项提醒 (1)系统会通过弹窗、短信、邮件等方式进行事项提醒
(2)系统会自动触发提醒流程进行提醒
(3)系统会通过日程方式进行事项提醒
寻求帮助 (1)建立协作区与他人进行咨询讨论
(2)通过内部留言进行转发寻求帮助
(3)在专家库中找到对应的人员建立快速沟通渠道直接询问
(4)在内部沟通速查中找到相关负责人进行询问
知识管理 知识积累 (1)员工将每天产生的文件都通过新建文档建立到知识库中
(2)来自于流程的文档,通过流程中创建文档然后自动归档到知识库中
(3)邮件、计划任务、项目、客户作为文档的重要来源
(4)协作沟通,包括即时通讯和邮件中的文档附件作为知识的来源
(5)通过虚拟目录的方式并根据一定的类型划分方式有规律的推送出去,把历史上有价值的知识文档再次呈现出来
知识分享 (1)文档会自动推送到相关门户中
(2)通过流程将文档分享给需要去查看的人员
(3)支持单篇或批量进行文档共享
(4)通过虚拟目录的方式并根据一定的类型划分方式有规律的推送出去,把历史上有价值的知识文档再次呈现出来
知识利用 (1)将知识进行加工提炼发布到相关门户中
(2)建立专业知识文库
(3)根据不同的业务特性和岗位职责将分散的文档形成知识地图
知识创新 提供了一个可以针对知识相互讨论、交流、评价的环境,激励机制能鼓励所有员工能更积极的共享知识和创新
知识地图 (1)将与岗位相关的知识聚合在一起形成岗位知识地图,帮助每个员工快速了解岗位职责和相关技能
(2)将培训相关课件和资料形成培训指引地图,帮助新员工进行自助学习,减少企业的培训成本
(3)将公司相关制度进行整理形成制度知识地图,帮助每一位员工更了解企业制度
知识门户 文档可以自动推送到相关门户中,通过知识门户能够快速获取对应的知识以及经验分享
全局搜索 可以在系统统一的知识库中进行搜索,打造企业内部的搜索引擎
人才服务 人力资源卡片 (1)通过人力资料卡片能够看到与人员相关的各类信息,支持直接发送邮件、短信与之沟通
(2)方便领导穿透了解下属的工作轨迹和成长历程
专家知识地图 (1)建立专家库
(2)通过查找专家可以建立快速沟通通道,进行问题的咨询和交流
专业员工门户 (1)专业员工名单以及其特长,在激励内部员工的同时为领导调配人力资源提供依据
(2)优秀员工的经验分享传播
差旅服务 外出管理 (1)根据外出申请中的开始时间和结束时间,系统会自动更新到考勤模块中
(2)自动显示历史外出记录
出差申请 (1)出差关联项目和客户信息,可作为费用报销的参考依据
(2)出差申请可自动触发借款流程
出差订票 (1)根据出差地点和日期,自动关联携程订票,方便查看相关航班信息
(2)差旅申请可自动触发商旅订票流程
出差报销 (1)基于多维度、多关联、多角度、多层级、多方案差旅报销实现
(2)根据费用承担单位,承担人,发生日期自动带出预算信息
(3)报销单中关联借款明细,方便对借款单的冲销
(4)项目费用报销选择具体项目,按项目进行费用的归集
时间管理 日程管理 (1)可以随时创建日程,同时可以看到别人共享给我的日程
(2)通过流程、项目、客户、会议中的相关信息会自动转化成日程
(3)支持周期性日程,比如周报,每周都要提交的任务,每周自动创建一个填写周报的任务出来
日程面板 (1)可以通过日、周、月的不同视图展现全部的日程安排
(2)可以通过周视图了解全部有权限查看的日程安排
时间冲突 (1)通过日程视图可以看到别人与自己的时间冲突情况
(2)通过人的维度查看别人的日程是否与自己冲突
人员动态看板 (1)当人员的请假、外出、出差审批通过后,门户中的人员动态看板会滚动外出信息,便于他人了解并协调工作
(2)通过查询日程了解他人安排并协调工作
工作效率 超时提醒 (1)可根据流程节点设置处理时限,系统会自动通过短信、邮件等方式进行超时提醒,催促相关人员尽快处理,提供工作效率
(2)流程即将超时,短信提醒当前处理人
流程效率 (1)通过流程类型数量统计,分析流程使用情况
(2)通过流程待办事宜统计,了解流程处理效率
(3)通过流程效率分析,可以看到流程、节点、人员的处理效率,作为流程优化和提高工作效率的依据

2.2.3业务管理类应用场景

数据报表 各类指标门户 (1)通过财务门户获取各项财务指标,其中包括偿债能力指标、运营能力指标以及盈利能力指标等,帮助决策层掌握公司财务运营状况
(2)通过销售门户获取各项销售指标,其中包括年度销售指标、新客户开发数量、合同履约率等,帮助管理层掌握公司产品销售情况
(3)通过项目门户获取各项项目指标,其中包括项目验收率、客户满意度等,帮助管理层了解公司项目进展情况
业绩经营表 (1)通过经营业绩表便于企业管理层了解公司经营情况、销售业务情况等
(2)通过报表门户,企业高层人员可以了解公司的项目统计、合同金额汇总等信息
客户管理 客户查询 (1)通过客户名称、客户类型、客户状态等多维度进行搜索
(2)在客户列表中可直接给客户联系人发送邮件、创建与此客户有关的流程、协作和日程
客户联系 (1)通过客户名称、客户类型、客户状态等多维度进行搜索
(2)上级可以随时跟踪下属跟踪客户的情况,进行沟通反馈
(3)支持设置周期,对客户经理进行提醒,保持与客户的定期交流和联系
项目管理 立项管理 (1)根据不同项目类型制定不同的项目模板
(2)项目新建后通过流程审核即立项成功
项目协助 (1)可根据当前项目创建协作区,随时与相关人员进行沟通交流
(2)将项目任务化,在任务中执行反馈交流
项目台账 (1)项目信息的统一管理,支持关键字搜索
(2)项目信息受权限控制,项目组成员及项目维护人员有项目查看权限
(3)通过项目台账可以查看项目卡片,详细了解项目的进展情况
研发管理 需求收集 (1)通过日常的项目开发流程,开发需求文档形成统一的需求库
(2)在相关协作区中时时收集来自公司内部员工对研发成果的优化建议
需求讨论 可在相关技术讨论协作区内就需求方面进行探讨
研发任务 (1)在研发任务管理中根据任务特点跟踪每一项研发任务的进度
(2)对研发任务中的附件、版本、交流沟通情况进行统一管理
回访与反馈 问题跟踪 (1)随着项目的展开持续收集客户的反馈意见
(2)根据项目的开展情况,跟踪客户问题的当前处理状态,并持续反馈
资料支持 (1)建立常见问题库,收集问题及处理流程
(2)可以查找相关问题的处理过程、法律和制度依据作为参考
市场活动 活动任务安排 (1)根据市场活动的主线建任务,对主要任务进行分解,确定每个任务的负责人和完成日期,执行过程中可随时进行反馈
(2)根据市场活动的会议,形成会议任务
活动知识分享 (1)把活动中的方案、宣传资料、案例等在知识库中进行统一管理和分享
(2)收集相关新闻、照片、视频资料等用以在门户中的推送
质量管理 ISO文件管理 (1)提供文档显示和编辑模板,确保文档按照格式要求发布
(2)对文档的版本、状态、审批进行严格的控制,帮助企业建立质量体系中的文控体系
(3)ISO程序文件的生效、实效以及受控都可以通过后台的设置完成
流程安全管理 (1)实现流程的版本统一管理
(2)记录流程字段内容修改日志,作为审计的依据
(3)系统自动记录流程维护日志,后台安全管理
分公司管理 分公司门户 (1)通过分公司门户可随时获知最公司最新政策、资讯等
(2)根据分公司所属行业不同,打造不同风格的门户
分公司台账 (1)建立统一的分公司台账,维护台账的管理权限,通过台账可以查看分公司的详细信息以及业务往来
(2)分公司培训方式通知以及相关注意事宜
 

 



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